Тайм-менеджмент для IT-специалистов. Как работать эффективнее и всё успевать

AIN.UA
AIN.UA
программист
project management
hr recruitment
python
motion design
fullstack js
php
javascript
17-01-2020, 19:16

Тайм-менеджмент для IT-специалистов. Как работать эффективнее и всё успевать

 

Тайм-менеджмент, или управление временем, — всё более востребованный навык в современном мире, но для многих людей это понятие всё ещё окутано тайной. Простым языком тайм-менеджмент — это наука о том, как правильно распоряжаться своим временем, используя его максимально эффективно. Как быть наиболее продуктивным и тратить минимум ресурсов, будь это время, энергия или материальные средства.

Image Source: ismaeloo 4

В первую очередь статья предназначена для специалистов IT-сферы, но изложенные принципы может использовать каждый, кто стремится улучшить свои навыки и качество жизни.

Статья не претендует на научность. В ней я объединил как размышления философов и известных авторов, так и умозаключения, которые вывел из своего опыта использования техник тайм-менеджмента.

О техниках и способах повысить личную эффективность

Я постарался собрать для вас наиболее стоящие правила и техники. Даже если это будет единственный пост о тайм-менеджменте, который вы прочитаете, он даст вам качественную информацию, которую вы вскоре сможете применить на практике.

Определите свои цели

Лучший способ стать специалистом в какой-либо сфере — посвятить себя полностью этому роду занятий. Если вы хотите стать хорошим программистом, то недопустимо распыляться на другие задачи и работы, если только они не связаны с вашей сферой и в них нет необходимости. Если вы студент и этим летом вам нужны деньги, то зарабатываете так, чтобы покрывать свои базовые потребности. Всё остальное время посвятите работе, которая вдохновляет и сулит профессиональное развитие.

Не обязательно быть настолько радикальным, как описано выше, но чем больше вы готовы жертвовать чем-то — тем быстрее ваше развитие. Единственное примечание — выделяйте время для отдыха. Это так же необходимо, как сон, еда и питьевая вода. Пускай это будет прогулка с друзьями, игра на музыкальном инструменте или просмотр мемов — этим не стоит пренебрегать, так как важно время от времени отвлекаться.

Не начинайте день без плана

Совсем не обязательно рассчитывать каждый час рабочего дня, но план и список задач значительно облегчат вам работу. Они позволяют отслеживать прогресс, эффективность и объем работы, необходимый для достижения поставленных намерений. К тому же ничто не выпадает из головы, если все попутно появляющиеся задачи заносить в календарь или to-do лист.

Представьте, что это как строительство моста. Вы, конечно, можете попробовать сконструировать его без расчётов и планов, но результат будет соответствующим.

Распределяйте задачи по приоритетности

Когда вы спланировали день, обратите внимание на значимость каждой задачи. Чтобы действительно преуспевать в своих планах даже в самые загруженные дни, разбивайте задания по приоритетам. С самого утра, когда больше всего мотивации, приступайте к самым противным задачам. После их выполнения последующее время пройдёт лучше, так как в голове не будет навязчивых мыслей и тревожности из-за какого-то неразрешенного дела, которое не получается сделать уже n-ное количество дней.

Методы распределения задач по приоритетам:

ABCD

А — обозначает задачи, остро нуждающиеся в выполнении именно сейчас. Если такие задания не завершены вовремя, то будут неприятные последствия. Если всё сделано в срок — положительный исход. Когда таких задач несколько, используйте цифры: А-1, А-2, А-3.

B — также обозначает обязательные задачи, но к ним вы приступаете после А-приоритетных. Они менее срочны и не влекут за собой таких опасных последствий, однако их выполнение для вас важно. То есть В — это всё то, что необходимо сделать, но нет кризисного «прямо сейчас».

С — это желательные действия, задания, которые «было бы неплохо сделать». Это может подразумевать под собой поход в магазин, выгул собаки или же встречу с друзьями.

— задачи, которые можно делегировать другому человеку. Если у вас есть такая возможность и вы можете положиться на другого человека, то эти задания стоит отдать на условный аутсорс.

Метод Айви Ли

  1. В конце каждого рабочего дня запишите пять самых важных вещей, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
  2. Расставьте по приоритетам эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
  3. Когда вы приедете завтра на работу, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте до завершения первой задачи, прежде чем перейти ко второй задаче.
  4. Подходите к остальной части своего списка тем же способом. В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из пяти задач на следующий день.
  5. Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.

Делите, делите и ещё раз делите

Если бы вам нужно было съесть слона, как бы вы это сделали? Правильно, по частям. То же правило относится к работе над проектами. Разделяйте задания на подзадачи, делите проекты на списки тасков, проводите разработку поэтапно. Чем меньше модули определенной работы, тем проще её выполнить. Так же это даёт вам возможность ничего не забыть в проекте, так как подзадачи выступают обязательными условиями, только следуя которым можно сделать вывод, что задание выполнено.

Концентрируйтесь только на одной задаче

Забудьте о многозадачности. Ее вред в разы превышает любую возможную пользу, и лишь отдельные люди могут действительно работать в таком режиме. У большинства же возникает лишь иллюзорное чувство продуктивности, которое не даёт весомых результатов в конечном итоге.

Старайтесь выполнять все задачи поочередно, полностью сконцентрировавшись на них. Таким образом качество, скорость и эффективность выполнения будут на порядок выше. При том, что временных ресурсов и энергии используется меньше.

Создайте рабочую атмосферу

Я видел людей, которым практически всё равно, в каких условиях они трудятся, однако большинству из нас необходимо настраивать себя на работу. Следует обратить внимание на рабочее место. Оно должно быть чистым, и на нём нужно оставить только то, что непосредственно используется в работе. Всё остальное следует убрать.

Также в ваших силах создать условные маркеры для работы. Другими словами, если у вас есть возможность использовать определенное место в доме только для работы, то следует этим воспользоваться. Таким образом вы можете создавать подсознательные ассоциации с местами и деятельностью в них. Для примера, многие фрилансеры работают в кофейнях и коворкингах, так как их там никто не отвлекает и для них это особая рабочая атмосфера, подталкивающая к действию, даже если нет настроения.

Применяйте закон 80/20

Всеми любимое и очень известное правило Парето всё ещё актуально. Объясню его суть на примере:

20% времени, затраченного на планирование архитектуры, сохраняет 80% времени при разработке.

20% производимых услуг приносит 80% прибыли.

20% выполняемой работы приносит 80% результата.

Остается лишь правильно определить те самые наиболее эффективные 20% и уделять особое внимание именно им.

Понимайте конечный результат

Вернемся к моменту, когда вы определились со своей целью. Мало того, что она должна у вас быть, так ещё и важно иметь представление о ней. Чем более оно красочное и живое — тем с большей вероятностью ваши действия приведут к поставленной цели.

Нельзя построить ракету без эскиза так же, как и нельзя сотворить комплексное и сложное ПО, не имея соответствующей архитектуры. Определенные инструменты подходят к выполнению конкретных задач лучше, чем другие. Именно поэтому появляются новые языки программирования и технологии. 

Приступая к чему-то, важно понимать рациональность использования тех или иных средств. А в этом поможет понимание конечного результата.

Трекинг работы и её производных

Есть море программ, направленных на то, чтобы люди могли следить за своим временем, куда оно уходит и в каких объемах. Я до сих пор не особо верю, когда слышу: «У меня нет времени». А что самое ироничное — говорят это вполне себе свободные личности. Время есть всегда, и вопрос лишь в том, готовы ли вы жертвовать им во благо чего-то. Можете ли вы отказаться от сериала на ночь, чтобы улучшить свой сон? Готовы ли вы проводить меньше времени с друзьями, чтобы больше работать? За всё нужно расплачиваться.

Если вы трекерите своё время, то вы четко понимаете, куда оно уходит. Проанализировать, на что вы тратите больше всего часов, призваны следующие программы: RescueTime (есть для компьютера, браузера, телефона и персидского кота), PhoneUsage (мобильные платформы) и т. п. Они присылают вам отчётность, где сколько времени вы провели, а уже из этих данных вы можете сделать много интересных выводов.

Думайте на бумаге

Простой, но поистине эффективный способ держать у себя в голове самое важное. Записывайте все планы, цели, задачи и проекты на бумажные источники, будь то блокноты или стикеры. Письменная версия значительно повышает шанс выполнения поставленных целей.

Статья взята с портала AIN.UA

программист project management hr recruitment python motion design fullstack js php javascript
211
0